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专业秘书技巧

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更新时间:2024-11-13
课程背景: 在现代企业面临的竞争日益激烈的今天,企业对行政管理水平要求也越来越高,同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求,行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练,仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的;很多时候想为领导做得更多,却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难“想领导所想,急领导所急”,成为领导不可或缺的得力助手;经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自己的职业价值。 课程收益: 明确各级行政管理人员的职业发展方向 学会编写自己的岗位说明 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识, 学会奠定非领导的“领导“地位 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平,效利用时间管理的工具,提高自身工作效率 规范文档管理为企业运营发挥重要作用 提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧 了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象 课程大纲; *部分 职业素养篇 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 1、秘书/助理人员的自我角色定位 ◇ 初级秘书/助理:事务性文员 ◇ 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理 ◇ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理 ——视频:为什么不提拔我? ——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要” 2、优秀秘书/助理人员的胜任素质 ◇ 如何提升秘书/助理人员的素质 ◇ 优秀秘书与一般秘书的差异 ——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢? *种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。 二、秘书/助理的职业生涯规划 1、什么是职业生涯规划? 2、为何要进行个人职业生涯规划? ◇ 分析自我,确立人生的方向 ◇ 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势 ◇ 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力 ——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢 3、职业生涯规划的简单步骤 ◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析 ◇ 运用“5W提问”法进行自我分析 → What I am? 我是什么样的人? →What I want? 我想要什么? →What I can do? 我能做什么? →What fit I most? 什么是最适合我? →What I can choose?我能够选择什么? ——走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。” 运用SWOT分析工具认识自我 三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象 ◇ 着装的TOP原则 ◇ “拒绝”着装败笔——着装误区 ◇ 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人 ——案例:为什么不录用我,我错在哪呢? 2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待礼仪 ◇ 电话礼仪与应对技巧 ——现场演示:如何着装让我更优雅和自信 四、办公室5S管理 ◇ 5S的概念 ◇ 推行5S的重要性 ◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 ◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法 ——现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧 第二部分 工作技能篇 一、时间管理及工作统筹技巧 ◇ 时间管理的误区 ◇ 时间管理的原则 √目标管理与80/20法则 √缓急轻重的优先管理 √个人时间与领导工作时间计划与安排 ◇ 时间管理小窍门 ◇ 办公室接待与电话处理 ◇ 上级的时间管理与安排 ◇ 自我情绪控制与压力管理 ◇ 上司出差日程管理与工作计划 ——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?” 我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。 每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩? 二、会务组织与管理 ◇ 成功组织会议的技巧 ◇ 组织阶段的工作: ——会前准备 ——会中协助 ——会后整理 ◇ 会议座次安排的学问 ——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会 → 案例:如何应对会议中的“漏洞”? 三、信息、文档管理与运用 1、信息收集 ◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍 ◇ 收集信息工作的三个诀窍 ◇ 信息的查实及传递 ◇ 信息的储存与保密 2、文档管理 ◇ 文档分类及储存的工作规范 ◇ 文档查阅及分装的工作规范 ◇ 文档销毁及保密的工作规范 ——案例:李秘书的返工引起的深思 四、行政公文写作技巧与处理实务 1、行政公文写作的基本要求 2、行政公文的格式 3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 ◇ 通用公文: → 报告 → 请示 → 批复 → 函 → 决定 → 公告 → 通告 ◇ 事务公文: → 工作计划 → 工作总结 → 会议纪要 ◇ 礼仪文书: → 请柬 → 介绍信 → 推荐信 ——案例分享:请示/报告混为一体 撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 第三部分 统筹管理篇 一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧 ——游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。 1、成功沟通的秘诀 ◇ 学会聆听:不轻易打断对方的话 ◇ 怎样反问:了解对方的需求 ◇ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是 ◇ 表明立场:拒绝的艺术 ◇ 提出解决方案:提出2-3个解决方案 ——案例:如果是你该怎么说? 为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价 2、有效沟通过程及环节 ◇ 信息发送、接收、反馈 ◇ 有效发送的技巧 ——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事 3、认识你的沟通对象 ◇ 与上级沟通的原则 ◇ 与各种性格的领导打交道技巧 ◇ 跨*的沟通技巧 ——游戏:究竟是谁的错? 二、行政管理人员办公室事务管理 ◇ 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁) ◇ 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑) ◇ 员工安全和保密工作 ◇ 公共关系管理 全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末 ——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”? 三、事物性项目性工作的组织管理 ◇ 事务工作有哪些 ◇ 学会列事务清单 ◇ 用项目计划管理工作 ——沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施 四、课程分享:我学到了什么? 讲师介绍: 唐汉英 老师 工作经历 大智企业管理咨询(大连)有限公司 高级讲师 上海日立电器 高级培训师 人力资源经理 Autodesk上海 人力资源经理 上海通用汽车 渠道经理,客服经理,*培训经理 唐老师具有多年人力资源管理工作经验,和培训经验,专业知识丰富。精通现代培训技术,培训风格热情,互动性强;培训内容具有哲学的穿透力,又极具操作性,先后在*东部广州,深圳,上海,苏州,无锡,济南,青岛,大连,北京,天津等地举行过公开课,并为多家世界500强企业做过内训。其咨询方案有深厚的理论功底依托,又有极强的操作性。能根据企业不同的发展阶段提供吻合企业个性的咨询服务。 部分客户名单: 联想集团 森达集团 SKF大连 华晨宝马 佛山照明 山东石油集团 资生堂 北京报业亚 日本樱之花墙纸 南方测绘集团 科密集团 新大陆集团 安靠封装测试(上海)有限公司 北京比泽尔制冷设备有限公司 宝钢集团长春分公司 光耐普罗公司 *电子科技集团第三十研究所 菲尼克斯半导体有限公司 个人风格: 多年的实践经验、管理经验、培训经验,让唐老师培训有着深厚的功底: 1)内容设计由浅入深、系统化、结构化、逻辑性强;案例丰富、通俗易懂 2)不仅设计培训内容,更为学员提供学习工作、练习工作,让培训看得见、摸得着。 3)课程轻松活泼,娱乐教学,让学员在欢乐中掌握教学内容。善于理论与实践相结合,带给学员更多的启发性。 4)培训后可提供测评或行动计划方案,并可对部分课程提供课后辅导。 适合对象:企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等 时间:2010年8月23-24日
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